¿Por qué Necesitamos Oficinas?
La tecnología afecta a la cultura
¿Por qué Necesitamos Oficinas?
Por: Jack Nilles, autor de cinco libros sobre el teletrabajo y/o los impactos de las tecnologías de la información en la sociedad.
Comienzos
Con toda la algarabía que ha habido últimamente sobre el regreso de los trabajadores a distancia a sus oficinas a tiempo completo, creo que es oportuno considerar por qué y cuándo necesitamos realmente oficinas.
En primer lugar, es importante dejar claros algunos puntos sobre nuestras primeras pruebas de teletrabajo. Mi objetivo original era simplemente determinar si era práctico tener trabajadores a distancia, aunque sólo fuera uno o dos días a la semana. En 1973-74, nuestra primera prueba de teletrabajo, todavía teníamos que utilizar oficinas regionales para los teletrabajadores debido a las limitaciones tecnológicas. Esos teletrabajadores trabajaban a tiempo completo en sus oficinas más cercanas a casa.
Pero, con la introducción de los ordenadores personales y las telecomunicaciones de mayor velocidad, todo eso cambió. La mayor parte de la información diaria necesaria para el trabajo podía almacenarse en el ordenador personal. Así que, a partir de los años 80, pudimos explorar la posibilidad de trabajar desde casa al menos a tiempo parcial.
El teletrabajo a tiempo parcial (ahora llamado híbrido) fue la norma durante la mayor parte de nuestras pruebas y las de otras organizaciones, tanto del sector privado como del público, en los años anteriores a Covid. Aunque el número de teletrabajadores a tiempo completo creció constantemente en ese periodo, seguía siendo inferior al 5% del total. La distribución habitual era más o menos a media jornada; dos o tres días a la semana en casa, el resto de los días en alguna oficina. Aun así, la mayoría de las organizaciones no tenían teletrabajadores de ningún tipo. Para ellos, todo el mundo trabajaba en una oficina.
Entonces llegó la pandemia Covid en 2020. Esencialmente de la noche a la mañana, las organizaciones de todo el mundo se vieron obligadas a enviar a sus trabajadores de oficina a cuarentena, bien a casa o a instalaciones especiales. Al principio, temí que se produjera un trastorno económico masivo como consecuencia de las hordas de teletrabajadores instantáneos despistados y sin idea de cómo gestionarlo. La mayoría de mis temores eran infundados. La mayoría de las organizaciones se adaptaron rápidamente al cambio. Muchas encontraron los cambios liberadores y rentables. A medida que los defensores del trabajo desde casa y sus supervisores adquirían experiencia, se volvían más eficaces, productivos y adaptables.
Ahora los directivos de muchas grandes organizaciones, privadas y públicas, quieren volver totalmente a las viejas costumbres. Examinemos por qué.
Partes interesadas
Hay múltiples partes implicadas en la lucha por el regreso a la oficina: Empresarios, empleados, servicios de apoyo y gobiernos urbanos. La lucha es desigual. He aquí algunas de las posiciones.
Empresarios
Los empresarios simplemente quieren volver a la «normalidad»: cómo eran las cosas en BC (Antes de Covid). No tenían que preocuparse por las técnicas de gestión de personas que no estaban sentadas ante sus ojos durante gran parte del horario laboral. Podían convocar reuniones en un momento. Podían saber de un vistazo si los empleados parecían productivos. Podían moverse fácilmente por la oficina física para asegurarse de que todo iba bien. Era algo natural.
No tenían que aprender nuevas técnicas de gestión. No tenían que centrarse en horarios preestablecidos, criterios de éxito, necesidades de equipos y condiciones de seguridad en el hogar. No tuvieron que planificar las reuniones y los participantes con tiempo suficiente para asegurarse de que todos pudieran conectarse entre sí. No tenían que preocuparse por la productividad o los niveles de motivación de los trabajadores distantes. No tenían que preocuparse por impregnar la cultura de la organización en sus empleados; surgía de forma natural. No tenían que preocuparse de explicar a sus superiores o clientes lo vacía que parecía la oficina cuando había muchos trabajadores a domicilio. Podían concentrarse en hacer su verdadero trabajo.
Empleados
A los teletrabajadores les disgustaban, incluso odiaban, los desplazamientos diarios y la contaminación atmosférica que conllevaban. Ansiaban el tiempo extra que les daba para hacer lo que quisieran en los días en que no se desplazaban. Estaban menos estresados y se sentían más creativos. Estaban más seguros de su propio rendimiento ahora que discutían regularmente los detalles con sus supervisores.
Podían mantenerse al día de la cultura y los cotilleos de la organización incluso mejor que sus colegas atrapados en la oficina. Podían ir a la oficina en las ocasiones en que necesitaban hablar cara a cara con colegas o clientes. Podían hacer ejercicio fácilmente. No tenían que pagar altos precios por comer en la cantina o en los restaurantes de la calle. Se impacientaban con las reuniones sin orden del día y sin rumbo. Se implicaron más en las actividades del barrio. Llegaron a estar dispuestos a renunciar y encontrar otro trabajo; uno que fomentara la WFH.
Muchos teletrabajadores se convirtieron en teletrabajadores al mudarse de la ciudad de su organización a una ciudad cercana o bastante lejana. Para ellos, el desplazamiento hasta la sede de la organización se convirtió en una tarea costosa, que sólo debían soportar ocasionalmente. Estas personas solían ser las más codiciadas por sus empleadores.
Servicios de apoyo
Los propietarios y el personal de papelerías, restaurantes, licorerías, tintorerías y negocios similares que dependían de la repentina ausencia de miles de oficinistas se sintieron conmocionados y consternados por el apocalipsis inducido por Covid. El comercio entre semana cayó en picado (incluido el de uno de mis vecinos restauradores). Muchos negocios cerraron por completo o se adaptaron a unos índices de tráfico más bajos. Muchos se trasladaron a otros lugares de la ciudad o fuera de ella.
Los propietarios de edificios céntricos, especialmente los que tenían grandes superficies de oficinas, se vieron devastados por Covid. Al igual que los empresarios con contratos de arrendamiento de larga duración de dicho espacio. Algunos propietarios ya han empezado a reconstruir sus espacios de oficinas con diseños residenciales o más fáciles de usar. Los arrendatarios también han estado negociando los usos de sus espacios en el centro.
Gobiernos urbanos
Las zonas céntricas son recursos importantes para las ciudades, no sólo por sus grandes bases impositivas, sino también como reclamo de las actividades culturales de las ciudades. La caída de los usos de oficinas ha tenido un efecto similar en la base impositiva. Causa gran consternación entre los urbanistas y los gobiernos municipales. A ellos también les gustaría que la ciudad volviera a la «normalidad».
También hay cuestiones de uso del suelo y zonificación. Por ejemplo, en 1990 participé en el cambio de las leyes de zonificación de Los Ángeles para permitir los trabajadores a domicilio. Muchas ciudades prohíben esa actividad. Hay cuestiones similares con las asociaciones de viviendas, condominios y similares que hay que resolver para dar cabida a los teletrabajadores.
La cuestión central: Necesidad
¿Por qué necesitamos oficinas? ¿Para qué sirven? Muchos de los supuestos enumerados anteriormente son cuestionables en la práctica. Por ejemplo, en la práctica, los empresarios no siempre pueden convocar reuniones en un momento dado porque algunos empleados están en distintas partes del edificio. No pueden saber si los empleados son productivos sólo porque siempre parecen ocupados. A los directivos debidamente formados suele resultarles más fácil el trabajo, porque la regla principal del éxito del teletrabajo es el contrato implícito (o explícito) que establece los productos del trabajo, la calidad y el horario de los empleados. Es decir, la carga de hacer el trabajo recae en el empleado, no en el supervisor que actúa como policía.
La verdadera necesidad de una oficina es para las ocasiones en que la tecnología es inadecuada para transmitir los matices necesarios de comunicación que sólo el cara a cara puede satisfacer, cuando hay equipos caros disponibles sólo en la oficina, o cuando hay consideraciones de seguridad física.
Las razones típicas para necesitar estar en la oficina son las reuniones para organizarse e iniciar o modificar nuevos proyectos. Es decir, ocasiones en las que hay incertidumbre entre los grupos de trabajo. Afortunadamente, éstas son relativamente infrecuentes en las organizaciones bien gestionadas. Del mismo modo, los empleados nuevos e inexpertos suelen necesitar tiempo en la oficina para aclimatarse a los procedimientos operativos y a los matices de la organización. Esto puede llevar desde una semana o dos hasta unos meses, dependiendo de la complejidad de la organización.
Una de las razones más importantes para trabajar fuera de la oficina es la presencia de ruido o demasiadas distracciones, mientras que el trabajo en casa tiene niveles significativamente más bajos de ellas.
Nuestras décadas de investigación en este campo demuestran que, a partir de un día semanal en casa, los trabajadores son más productivos, están menos estresados, cogen menos bajas por enfermedad, se sienten más creativos y son más leales a sus empleadores. Estos resultados tienden a aumentar a medida que aumenta el número de días semanales en casa, hasta que tienden a estancarse en torno al cuarto día.
Y, por supuesto, está este anuncio de contraejemplo enviado el 2 de febrero de 2025 a todos los empleados de USAID:
"Por orden de la dirección de la Agencia, la sede de USAID en el edificio Ronald Reagan de Washington D.C. permanecerá cerrada al personal de la Agencia el lunes 3 de febrero de 2025. El personal de la Agencia normalmente asignado a trabajar en la sede de USAID trabajará a distancia mañana, con la excepción del personal con funciones esenciales in situ y de mantenimiento del edificio contactado individualmente por la alta dirección."
En este caso, la seguridad física de una agencia federal fue violada por un grupo de infractores de la ley, entre los que supuestamente se encontraba Elon Musk. Musk es conocido por insistir en que todos los empleados trabajen en la oficina a tiempo completo.
¿Y ahora qué?
¿Por qué los grandes empresarios insisten en que sus empleados vuelvan a la oficina a tiempo completo? No puede ser porque no obtengan ningún beneficio neto del teletrabajo. Desde el punto de vista económico, el teletrabajo produce un resultado final positivo tanto para los empresarios como para los empleados. ¿Es por el complejo de edificios; el estatus de la organización depende de tener grandes edificios con su nombre? ¿Es porque a la C-suite le gusta la proximidad a las sedes de otras grandes empresas, independientemente del coste? ¿Es el complejo del César; la necesidad de tener cerca multitudes bajo tu control directo? ¿Por qué? Aún no he visto una razón racional para la RTO.
Después de Covid, el nivel de ocupación de oficinas en los distritos comerciales centrales de todo el mundo se ha estabilizado entre el 30% y el 50% de lo que era antes de Covid. Esto tiene aún muchas consecuencias.
Esos son los temas de más artículos.
Sobre Climate, Environment and Information Technology
La newsletter Climate, Environment and Information Technology (“Clima, Medio Ambiente y Tecnología de la Información”) ofrece comentarios sobre la crisis climática, el teletrabajo (y sus alias) y el medio ambiente del «padre del teletrabajo». Su dueño, Jack Nilles, tiene también un blog sobre estos temas (https://www.jalahq.com/blog/), activo desde el año 2006.
Nota: Agradecemos a Jack Nilles su colaboración en este artículo, basado en el siguiente elaborado en inglés:
